A parametrização inicial

Nesta etapa, nosso time irá auxiliá-lo a configurar o sistema a fim de que possam iniciar a gestão financeiras. Algumas informações obrigatoriamente precisam ser definidas neste momento, como o Plano de Contas Financeiro e o Plano de Centros de Custo, enquanto outras pode ser realizadas futuramente, no dia a dia do uso do sistema.

Todos os arquivos de dados devem seguir os modelos disponibilizados nesta página e devem ser enviados por e-mail à equipe de Suporte.

Plano de Contas Financeiro

O Plano de Contas Financeiro é uma estrutura criada a partir de um conjunto de contas que representam as movimentações de recursos da empresa. É uma forma de classificar as receitas e despesas, assim como padronizar e nortear os trabalhos de registro das operações. Essa estrutura permite que o administrador consiga acompanhar a evolução das receitas e despesas ao longo do tempo, onde estão concentrados os principais gastos da entidade ou qual a fonte principal de receitas (prestação de serviços, doações, vendas, etc.). Com isso, é possível fazer seu planejamento de caixa, pois sabe onde consegue cortar gastos, investir, etc.

O modelo abaixo já apresenta uma estrutura de Plano de Contas Financeiro padrão, já disponibilizado no sistema. Esta estrutura pode ser discutida com sua atual contabilidade e alterado conforme a necessidade.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Contas Financeiro

Parametrização contábil: A fim de permitir integração com o sistema contábil, cada conta do plano de contas financeiro traz uma amarração contábil de provisão de débito e crédito nas contas correspondentes no plano contábil, para registro correto da transação na lógica contábil. No modelo, esta parametrização está identificada pelas colunas de provisão de débito, provisão de crédito, baixa débito e baixa crédito. Por favor, consulte sua contabilidade para que essa parametrização seja realizada. Neste momento, esta etapa não é obrigatória, mas é importante que seja realizada em breve a fim de que o sistema possa emitir os arquivos de integração contábeis.

Plano de Projetos/Centros de Custo

O Centro de Custo é uma unidade dentro da empresa, geralmente um departamento ou um projeto, que agrupa receitas e despesas, facilitando a análise dos dados e auxiliando nas decisões gerenciais. É como se cada setor ou projeto fosse transformado em uma pequena empresa independente, na qual as receitas e despesas foram isoladas do restante dos departamentos ou projetos, possibilitando que seja analisada a representatividade de cada uma delas em relação ao todo.

Esta visão ajuda a definir o orçamento ideal para cada uma delas, tornando a empresa mais eficiente e alocando recursos onde o retorno realmente vai acontecer. Para projetos, por exemplo, em que os recursos são restritos, é imprescindível o controle via centros de custo, já que os valores recebidos possuem destinação específica e precisam estar dentro do orçamento aprovado para o projeto.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento do Plano de Projetos/Centros de Custo

Parametrização contábil: A fim de permitir integração com o sistema contábil, cada projeto/centro de custo traz uma amarração contábil, para registro correto da transação na lógica contábil. Por favor, consulte sua contabilidade para que essa parametrização seja realizada. Neste momento, esta etapa não é obrigatória, mas é importante que seja realizada em breve a fim de que o sistema possa emitir os arquivos de integração contábeis.

Contas Bancárias

As contas bancárias podem ser inseridas diretamente pelo sistema, por meio do menu Gestão de Cadastros > Bancos e Contas. Se preferir, podemos carregar estas informações automaticamente via planilha.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento das Contas Bancárias

Importante: para que o Ongsys exiba corretamente o saldo das contas bancárias com base nos registros cadastrados no sistema, é necessário informar o Saldo Inicial e Data de Abertura. Neste campos, deve ser considerado o momento em que a instituição começará a fazer o controle financeiro via Ongsys. Por exemplo, se o controle financeiro começará a ser realizada no sistema em 01/04/2023, a data de abertura deverá constar como 31/03/2023, com o saldo inicial refletindo o saldo da conta ao final deste dia.

Cadastros de Clientes, Doadores, Fornecedores, Colaboradores e outros

No Ongsys há dois cadastros de pessoas, chamados de Fornecedores e outros, e Clientes e outros. O primeiro é utilizado para registro das despesas, como contratações de serviços, compras e folha de pagamento, enquanto o segundo é utilizado para registro das receitas, como prestações de serviço, vendas e doações.

É possível realizar o cadastro destas pessoas conforme o uso do sistema, sempre que houver necessidade de registrar um pagamento ou recebimento. Contudo, caso a organização já possua uma base cadastral com estes dados, é possível inserí-los no sistema neste momento.

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento de Fornecedores

Clique abaixo para fazer download do modelo de preenchimento de Clientes

Usuários e Permissões

No Ongsys é possível cadastrar usuários e definir, por meio de Perfis de Permissão, quais funcionalidades eles podem acessar.

Ao final do processo de contratação, um usuário já foi criado automaticamente com os dados do administrador solicitante da contratação. Por favor, verifique em seu e-mail e localize a mensagem com assunto "Seja muito bem-vindo ao Ongsys!". Nela consta o usuário e senha inicial para acesso ao sistema.

Os demais usuários devem ser cadastrados por este administrador. Por conta da Lei Geral de Proteção de Dados - LGBD, aplicamos uma política mais rigorosa em relação a liberação de acesso aos dados dos clientes. Sendo assim, não realizamos mais a parametrização inicial de usuários. Os usuários devem ser criados por meio do menu Configurações > Usuários e Permissões.

Se precisar de ajuda, estamos à disposição!

Certificado Digital para Captura de Notas Fiscais

Para clientes dos Planos Profissional e Avançado, é possível configurar a Captura de Notas Fiscal. Por meio desta funcionalidade, o sistema fará a captura das notas emitidas contra o CNPJ da organização, quando possível.

Para configuração, é preciso que a entidade disponibilize o Certificado Digital, em formato A1, juntamente com a senha. Para isso, no Ongsys, basta acessar Configurações > Configurações Gerais > Captura de Notas Fiscais e no campo Certificado Digital, inserir o arquivo e senha. As demais configurações, serão feitas por nossa equipe.

Treinamento

Selecione um dos nossos treinamentos abaixo para assistir. Lembre-se que estamos sempre à disposição para sanar suas dúvidas sobre o sistema através dos nossos canais digitais.

Treinamento personalizado: Para clientes dos Planos Profissional e Avançado, está prevista em contrato a realização de sessões customizadas de treinamento, com nossa equipe de especialistas. Uma vez finalizada a parametrização, você pode agendar seu horário com nossa equipe por meio do e-mail [email protected].

Mesmo que você não seja cliente dos Planos Profissional e Avançado, mas queira realizar um treinamento personalizado com nossa equipe, por favor entre em contato com nossa equipe de suporte para realizar a contratação.

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